Kære brevkasse
Jeg har udsendt et spørgeskema, og svarprocenten er langt fra, hvad jeg ønsker. Så jeg vil udsende en reminder snarest muligt. Men jeg bakser lidt med formuleringen af den. Har I nogen idéer?
Med venlig hilsen
M.N.
Svar
Kære M.N.
Tak for dit spørgsmål.
Spørgeskema-reminders er en hel genre for sig. Deres vigtigste formål er at få modtageren til at besvare spørgeskemaet. Men reminders kan også have sekundære formål, såsom at opbygge en relation til sin modtager eller at kommunikere sit brand. Formuleringen vil afspejle de forskellige formål.
Vi har fundet tre autentiske eksempler på reminders, du kan lade dig inspirere af: den nøgterne, den personlige og den kreative. De placerer sig forskelligt i forhold til de formål, vi nævnte.
1. Den nøgterne reminder
Den nøgterne reminder er kendetegnet ved en kortfattet, høflig og lidt formel tone kombineret med et fokus på fakta.
Det er en reminder, som går målrettet efter besvarelsen og ikke så meget andet.
2. Den personlige reminder
En direkte, hverdagsagtig fra-mig-til-dig-tone kendetegner den personlige reminder.
Det er en reminder, der ikke bare fisker efter en spørgeskemabesvarelse, men som også vil opbygge en relation til sin modtager.
Afsenderen forstår, at relationen måske er mere vigtig end den enkelte besvarelse på lang sigt. En langvarig relation kan fx betyde, at modtageren vil være åben over for at besvare fremtidige spørgeskemaer fra samme afsender.
Hej Charlotte
Jeg ville bare lige tjekke ind og se, om du har haft mulighed for at besvare spørgeskemaet endnu? Vi nærmer os tidsfristen, og vi ville elske at høre din mening, før det er for sent.
Vi ved, at du er en travl person, men det vil betyde meget for os, hvis du kunne finde tid til at besvare spørgeskemaet. Din feedback vil hjælpe os med at gøre vores produkt endnu bedre og mere relevant for vores brugere.
Så hvis du endnu ikke har gjort det, vil vi bede dig om at besvare spørgeskemaet så hurtigt som muligt. Det tager kun et par minutter, og det vil betyde meget for os.
Hilsen
Anders
3. Den kreative reminder
Den kreative reminder er kendetegnet ved en opfindsom sprogbrug, hvor der fx er lagt mange kræfter i at arbejde med en gennemgående metafor eller fortælle en historie.
Udtryksformen ligger i forlængelse af den måde, afsenderen kommunikerer sit brand på i alle mulige andre sammenhænge.
Afsenderen ønsker, at modtageren sidder tilbage med et stærkt indtryk af brandet – uanset om spørgeskemaet bliver besvaret eller ej.
Tænk over:
- Hvilken tilgang passer bedst til dig og den evt. virksomhed, du udsender spørgeskemaet for?
- Hvilken tone bruger I i jeres øvrige kommunikation?
- Hvilket af de tre eksempler – eller hvilke elementer fra eksemplerne – vurderer du, vil appellere mest til dine respondenter?
Svaret på disse spørgsmål giver dig input til, hvordan du kan formulere din reminder.
Held og lykke med svarprocenten.
Med venlig hilsen
Ida og Charlotte
Du kan også skrive til brevkassen, hvis du har et spørgsmål om spørgeskemadesign, du gerne vil have svar på.